Kennst das jeder ?
x
emails am Tag ?
Mail-Flut ?
Was zuerst, was zuletzt lesen ?
Was ist wichtig, was unwichtig ?
Wie sortiere ich diese emails ?
... und und und
-> Chaos / Verwirrung / ...
Arrrggghhh
Das ist (aus meiner Erfahrung) die häufige
Antwort auf die
Informations- und Kommunikationsflut von heute !
Ja, so ist die "neue" Welt - und wir müssen
lernen, damit klar zu kommen.
Auf der einen Seite sicherlich "ärgerlich" -
auf der anderen Seite auch ein "Segen" !
"Das habe ich nicht gewusst" ist eine Aussage,
die in der heutigen Informationswelt nicht wirklich gelten
kann !
Heute besuchen wir nicht mehr die
Bibliotheken
- heute nutzen wir das Internet / Intranet des Unternehmes !
Nur sind es mittlerweile sooo
viele Informationen,
dass sie kein Mensch mehr verarbeiten kann !
Darüber sollte sich jeder im klaren sein !
Das Thema Lernen lernen ist ein
separates Thema !! !
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Und hier jetzt mal ein Ansatz für die
email-Flut von heute:
Aus einer veröffentlichten Studie
von IBM Research geht hervor
(was ich persönlich schon immer vermutet habe):
Menschen, die ihre emails in Ordner sortieren/ablegen:
verschwenden produktive Zeit.
Es ist viel effektiver (so die Forscher),
die Suchfunktion des email-Programms zu
nutzen.
Aus meiner Sicht ist es dabei wichtig, nur ein
paar kleine Regeln einzuhalten:
> Keine email ohne
Betreff (erlebe ich leider fast täglich !)
> Nutzung der AN / CC /
BCC - Funktion
(AN nur an die Person, die wichtig ist / CC nur als
Info)
> Betreffzeile NUR mit Inhalten die folgende
Fragen beantworten :
WER WANN WAS und ggfs weitere
W-Fragen
> Nutzung von Sonderzeichen wie z.B.
# * @ [
] ... am Beginn einer
email
um die Wichtigkeit herauszustellen
(vorher Regeln im Bereich festlegen,
die ALLEN klar ist)
> in Outlook die Möglichkeit nutzen, die Betreffzeile auch
bei eingegangenen emails nachträglich zu ändern
(email öffnen und dann die Betreffzeile
anpassen)
> die Markierungsmöglichkeiten / Kennzeichnungen (farblich)
von Outlook nutzen
> ...
Die Möglichkeiten, z.B. Outlook
übergreifend als Todo-Liste (Aufgaben !) zu
nutzen,
ist besonders interessant im Netzwerk eines Unternehmens.
Zur IBM-Studie :
Die Forscher haben mehrere hundert Nutzer
analysiert und festgestellt,
dass eine email über die Suche im Ø nach 17 Sekunden
gefunden wurde.
Diejenigen, die über
ihre Ordnerstruktur versuchten eine email zu
finden,
brauchten dagegen Ø 58 Sekunden !
Hier die Studie zum
Nachlesen (in Englisch).
Im Internet gibt es ein paar tolle Artikel, die
das Thema "aufrollen":
Think about it !
Q: eigen/ Google
Z: zuletzt2011/11